Miten olla vähemmän tietokoneella?

by ilkanmielesta

Lyhyen tauon jälkeen takaisin täällä. Ajatuksia olisi ollut monta kertaa, mistä kirjoittaa ja osa niistä on päätynytkin viikkokirjeeseeni tai puhutuksi sanaksi valmennus turneella eri puolilla Suomea.

Olen nyt eilisestä päivästä asti enemmän herätellyt ajatusta siitä, että miten voisin vähentää tietokoneella oloa.

Tässä on pieni ristiriita, koska olen luonut yrityksen, jota voi pyörittää, mistä vain tietokoneen välityksellä. Lisäksi tulevat päivitykset tiimimme toimintaan tulevat edelleen toimimaan vahvasti verkossa. Ja siis haluankin, että meillä on tarjottavaa paljon verkon puolella, koska silloin pystymme toimimaan missä vain ja olemaan lähellä ihmisiä läheltä ja kaukaa.

Yleisin kysymykseni itselläni on, että mitä haluan. Tässä tapauksessa kysyn myös mitä en halua.

Hetken mietinnän jälkeen tajusin, että haluan olla vähemmän tekemisissä sähköpostin kanssa. Suurin osa ajastani koneella menee jollakin tapaa mailien ääressä.

Vastaus omiin kysymyksiini on siis, että en halua viettää niin paljon aikaa tietokoneella sähköpostien ääressä ja haluan käyttää ajan tietokoneella esimerkiksi kirjojen kirjoittamiseen.

Aloin miettimään ajatuksia sille, että miten voisin hoitaa sähköpostit helposti ja nopeasti tai miten voisin päästä niistä eroon.

Ensimmäinen vaihtoehto on se, että ei sähköpostia ollenkaan. Mietin, miten se toimisi. Aikaisemmin, kun mahdollistin itselleni etätyön ulkomailla, vähensin puhelimessa oloaikaa ja tapaamisia sillä, että pyysin ihmisiä lähettämään sähköpostia. Nyt kun olen juuri oppinut sen, niin huomaan sähköpostimäärän kasvavan jatkuvasti ja jos en tee asialle jotain, niin se tuleekin kasvamaan.

Joka tapauksessa tässä ideat, mitä mietin, miten voisin toimia täysin ilman sähköpostia (ei siis mailiosoitetta ollenkaan):
– hoitaa asiat puhelimessa (miinuksena se, että ei voi lähettää liitteitä) -> en myöskään halua hoitaa posteja puhelimella, mikä kyllä poistaa tietokoneella oloaikaa
– hoitaa asiat skypellä (edelleen tietokoneella tai vaihtoehtoisesti puhelimen skypellä)
– joku muu ihminen, joka vastaanottaa kaikki sähköpostit ja briiffaa ne minulle (en haluaisi siirtää tätä kenellekään muulle ja jotta onnistuu, niin tulisi löytää ihminen, joka oikeasti haluaa viettää päivänsä vastaamalla sähköposteihin).

Moni käyttää ns. Tim Ferriss mallia (4 tunnin työviikko) eli:
– joka kerta kun kirjoitat mailia, niin mieti, mitä vastapuoli saattaa vastata tai kysyä ja vastaa jo valmiiksi ko. Kysymyksiin. Usein mietin tämän monta kertaa ympäri. Tämä vähentää mailien edestakaisin pompottelua.
– automaattivastaus, jossa usein kysyttyihin kysymyksiin vastaus (tai linkki ukk-sivulle) ja selvitys siitä, millaisiin maileihin vastaa ja mihin ei). Tämä itseasiassa vähentäisi mailimäärää jonkin verran, mutta perussääntöni asiakaspalvelussa on aina ollut, että joka postiin vastataan jotain, jotta asiakas tietää, että hänen viestinsä on luettu. Ainakin itselle tulee siitä aina hyvä olo, kun saan itse kyseistä palvelua.
– automaattivastaus, joka kertoo milloin viestiin vastataan (esim. Vain maanantaisin ja perjantaisin). Muita seuranneina olen todennut, että aika harva ihan oikeasti touteuttaa tätä, vaan vastailee joka tapauksessa ihan millon sattuu. Tämä vähentää mailien määrää kun ihmiset ei kysele uudestaan mailiensa perään, mutta postit pitää kuitenkin hoitaa.

Nykyisin sähköposti on monelle ”kiireiselle” ihmiselle tapa saada joku asia hoidettua. Esimerkiksi niin, että minulla ei ole nyt aikaa puhua tästä, joten laita sähköpostia. Kyseiseen lauseeseen ei sisälly lupausta siitä, että ihminen koskaan palaisi asiaan, ja usein onkin niin.

Yksi hyvä ystäväni teki radikaalin vedon viime keväänä sen jälkeen, kun häneltä hajosi puhelin: Hän ei ottanut tilalle uutta, vaan oli noin puoli vuotta ilman puhelinta. Kiinnostava vaihtoehto tämäkin.

Tänä päivänä viestien tulva voi olla mahdoton. Jos on useammassa sosiaalisessa mediassa, kuten linkedinissä, facebookissa ja googleplussassa, käyttää puhelinta ja tietokonetta muuten yhteydenpitoon, niin kokonaispaketti on vähintäänkin laaja. Itselläni on välillä tämä tilanne samaan aikaa:
– sähköpostia
– yksityisviestejä gmailissa
– whats app viestejä
– tekstiviestejä
– facebook viestejä
– facebook profiilissa/seinällä kyselyjä
– skype viestejä
– puhelinvastaajassa viestejä
– missattuja puheluita
– linked in viestejä
– soittopyyntöjä

Jossakin tapauksessa sama henkilö lähettää muistutuksen jo toiseen paikkaan kun ensimmäisestä en vastannut. Tällä hetkellä, vaikka olisin turneellakin, pyrin vastaamaan kaikkiin viesteihin 1-2 viikon sisään. Onko kuitenkaan ihme, että kaikkiin viesteihin ja yhteydenottoihin ei pääse saman tunnin/päivän/viikon sisään vastaamaan.

Haluan tällä kuvata sitä, millaiseksi maailma on muuttunut siitä, kun joskus lähetettiin kirjeitä. Sellaisen haluan kirjoittaa kummitytölleni tänään. Tuntuu tosin ikuisuudelta ennen kuin hän saa sen, koska postikin lähtee vasta maanantaina viideltä ja nyt on lauantai.

Yllä olevista yhteydenottotavoista olen poistanut suurimman osan tai aina kun niihin otetaan yhteyttä niin pyrin ohjaamaan tiettyihin kanaviin, jotka ovat sähköposti ja puhelin.

Koska suurin osa yhteydenpitotavoista on tietokoneella, niin se mahdollistaa globaalisuuden, mutta myös varmistaa sen, että on kiinni joko tietokoneessa tai älypuhelimessa, tai tänä päivänä tablet tietokoneessa.

Koska kaikkea yhteydenpitoa ei voi vaihtaa tapaamisiksikaan, mutta live tapaaminen on niin paljon luonnollisempaa kuin tietokoneella yhteydenpitäminen, niin mietin tilalle tätä vaihtoehtoa:

Olen joka viikko x aikaan x paikassa, nähdään siellä ja vaihdetaan kuulumiset ja asiat. Esimerkiksi puoli päivää tai yksi päivä yhdessä paikassa. Ihmiset oppisivat ehkä pikku hiljaa löytämään minut aina samasta paikasta jos heillä on asiaa ja vastaavasti voisin kutsua paikalle haluamiani ihmisiä.
Tämä olisi myös hyvä siinä mielessä, että voisin tuoda yhteen hyviä ihmisiä joka kerta.

Toinen korvaaja tuli mieleen muunneltuna versiona siitä, että vastaa vain tiettyinä aikoina sähköposteihin. Mitä jos minulla olisi soittoaika, milloin minut saa kiinni. Mieleen tulee heti virastot, joissa on soittoaika. Niihin on yleensä todella vaikea päästä silloin läpi. Tuskin oma linjani olisi niin tukossa kuitenkaan…

Alunperin kysymyshän oli, että miten ei tarvitsisi viettää, niin paljon aikaa sähköpostin ääressä. Yksi vaihtoehto, mitä monet käyttävät on se, että ei vaan vastaa. Se ei tunnu reilulta lähettäjää kohtaan.

Tiesitkö, että usein vastaan myös mielenkiintoisiin markkinointiviesteihin, jotka tulee joltain yksityiseltä taholta? Siihen menee ehkä pari minuuttia kuussa, joten ei olisi hirveä säästö ajassa, vaikka en sitä tekisikään. Haluan siis yleensä kertoa, että olen lukenut viestin.

Ratkaisuun en tässä vielä päässyt, mutta pyörittelen asiaa eteenpäin ja teen sille varmasti jotain piakkoin.

Miten sinä koet tämän päivän yhteydenpito mahdollisuudet ja mitä väylää itse haluat suosia kenenkin kanssa?

Mainokset